Herramientas de Administración de Proyectos

Hay muchas herramientas para administrar proyectos, y sin duda ninguna sustituye la “disciplina” y un buen “cuaderno de notas”. Sin embargo siempre queremos un sitio que se enfoque y solo trabaje en esto, en el pasado lo normal era tener una herramienta instalada en nuestra computadora como Planner,  ProjectLibre o Microsoft Project, sin embargo incluso estas herramientas buscan un esquema “centralizado” donde todos los participantes del proyecto, internos y externos, puedan tener acceso para poder actualizar sus tareas. No hay nada más desesperante que tener que llevar control de ¿cual fue la última versión del archivo? y cuando se actualiza en forma individual por “sub-equipos” resulta despesperante su consolidación, de modo que mucha gente termina haciendo tareas “ajenas” al proyecto y que no le añaden valor como “control de versiones”, “consolidación de datos”, “respaldos de información”, entre otras.

Elementos importantes a considerar cuando se buque una herramienta son:

1. Sistema sencillo e intuitivo (salen y entran personas a un proyecto, no deben tardar en entender la herramienta)
2. Multi usuarios, con control de acceso por perfil de usuario (no todos deben ver todo)Hay muchas herramientas para administrar proyectos, y sin duda ninguna sustituye la “disciplina” y un buen “cuaderno de notas”. Sin embargo siempre queremos un sitio que se enfoque y solo trabaje en esto, en el pasado lo normal era tener una herramienta instalada en nuestra computadora como Planner,  ProjectLibre o Microsoft Project, sin embargo incluso estas herramientas buscan un esquema “centralizado” donde todos los participantes del proyecto, internos y externos, puedan tener acceso para poder actualizar sus tareas. No hay nada más desesperante que tener que llevar control de ¿cual fue la última versión del archivo? y cuando se actualiza en forma individual por “sub-equipos” resulta despesperante su consolidación, de modo que mucha gente termina haciendo tareas “ajenas” al proyecto y que no le añaden valor como “control de versiones”, “consolidación de datos”, “respaldos de información”, entre otras.
3. Colaboración y discusión
4. Administración de versiones
5. Analisis de desviacionesQuería dediarle un espacio a la mención de varias herramientas que en forma centralizada pueden permitir a un equipo trabajar con un proyecto:
   

   Herramientas

   • Web2Project: Es un “fork” o “derivado” de dotProject que ya habíamos citado en SesoLibre, sin embargo el proyecto dejó de actualizar y trabajar ya hace algunos años. Un equipo de entusiastas decidieron mejorar su imágen, dinamismo y “plugins” para mantenerlo vivo. Aunque actualmente ya no es tan vistoso como otros productos, sigue siendo muy valioso y útil en la administración de proyectos, hay referencias de personas que han manejado en el mismo sitio más de 200 proyectos sin tener problemas de lentitud o datos en exceso.
   • Project.Net: Se autodenomina “Software de gestión de proyectos a escala empresarial”. De tal forma que a pesar de tener licencias de Software Libre GPL, su complejidad exige contratar de ellos servicios y entrenamiento. Su enfoque es fuertemente en “colaboración”.
   • Microsoft Project Server: Sin duda una excelente herramienta y aprovecha “Sharepoint” de modo que es posible crear muchos procesos customizados y adaptarlos a los esquemas de una empresa en particular. El problema que vi al usarlo es que “tiene demasiado” y al igual que algunas herramientas como Word, uno termina usando solo un subconjunto pequeño del grandísmo volúmen de opciones que tiene. Por otro lado su costo de implementación es muy alto pudiendo ser proyectos que solo en licencias representen cerca de $20 mil usd.

   Servicios en la nube

   • Daptiv: Este es más un servicio en línea que un producto que pueda instalarse, sin embargo tiene excelentes críticas y muchas empresas grandes lo emplean. Los servicios que ofrece tiene también un enfoque a escala empresarial y la capacidad de controlar un PMO (Project Managment Office), con sus recursos.
   • Asana: Una herramienta de colaboración gratuita para equipos de hasta 15 personas, que busca eliminar la dependencia en el correo electrónico, con una sencilla gestión de tareas (Actualización por comentarios).

   Módulos en paquetes integrados

   Es importante analizar el enfoque, pues en caso de que otros procesos de la empresa estén involucrados con la administración del proyecto, o resulta “core” o base de la operación de la empresa, deben considerarse herramientas con un enfoque más horizontal (asumimos que un esquema especialidado en PM es vertical). Algunas que vale la pena observar son:

   • VTiger CRM: Cuenta con un módulo de proyectos sencillo pero completo que se integra con todo el proceso de administración de la relación con el cliente.Elementos importantes a considerar cuando se buque una herramienta son:
   • OpenBravo: Cuenta con un módulo de proyectos, conectado a los demás procesos empresariales.
   • OpenERP/Odoo: Cuenta con un interesante módulo de proyectos que se integra con el resto del ERP, y permite la administración multinivel de proyectos y lo puede ligar a los procesos de Recursos Humanos, Administración y Ventas entre otros.

    

   Para integrar herramientas verticales o especializadas solo en PM con otros procesos de la empresa es necesario crear “interfases” o utilizar “addons/plugins” que conecten con otras herramientas, así como “Workflows” que permitan programar los procesos de acuerdo a cada empresa. Otros procesos relevantes pueden ser “cobranza y facturación”, “ventas”, “Soporte” o incluso “producción” cuando hay procesos de manufactura.

   Sin duda también hay muchos “servicios en la nube” de tal forma que no es necesario preocuparse por “servidores” o licencias, simplemente se paga una suscripción por numero de usuarios, sin embargo es común que por la naturaleza de esto y de que los equipos/empresas buscan mantener bajos los costos, no se adquieren todos los usuarios necesarios y en especial cuando se refiere a trabajadores externos o subcontratados, lo cual hace que pierda valor el uso de una herramienta para dicho propósito.

6. Colaboración y discusión
7. Administración de versiones
8. Analisis de desviaciones

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